インターネットの活用による効率的で開かれた組合行政を推進するため、電子情報の使用に関する基本的事項を定める。

2　適用範囲

この基準を適用する範囲は、組合が保有、管理する全ての電子情報とパソコン及びその付属品等とする。ただし、秦野市から貸与を受ける機器等については、一部の適用を除外する。

3　インターネットの利用形態

(1)　ホームページによる情報の発信

(2)　電子メールによる情報の受信及び発信

(3)　情報の検索及び収集

4　情報の管理体制

(1)　統括管理者

電子情報の使用に関する統括管理者は、事務局長とする。

(2)　運用管理者

運用管理者は、総務課長とし、次の事項に掲げる業務を行う。

ア　ホームページの安全かつ円滑な運用を図るためのサーバの管理に関すること。

イ　ホームページの内容の全体調整に関すること。

ウ　セキュリティ対策の指導に関すること。

エ　電子メールアドレスの管理に関すること。

オ　各課等へのパソコンの配置と総括的管理に関すること。

カ　パソコンのパスワードの総括的管理に関すること。

キ　その他、電子情報の円滑な使用のために必要な措置を講じること。

(3)　管理責任者

管理責任者は、各課等の長とし、次の事項に掲げる業務を行う。

ア　各課等に配置されたパソコンの管理及びセキュリティ対策に関すること。

イ　発信する情報の作成及び管理に関すること。

ウ　掲載する情報に対する市民等からの質疑に関すること。

(4)　管理主任者

各課等に管理主任者を置き、次の事項に掲げる業務を行う。

ア　統括管理者及び管理責任者の補佐に関すること。

イ　課等内における電子情報の取り扱いについての指導に関すること。

5　電子情報利用推進会議

(1)　統括管理者、運用管理者、管理責任者及び管理主任者により、電子情報利用推進会議を構成し、電子情報の使用に関する必要な事項を協議する。

(2)　電子情報利用推進会議の委員長は統括管理者とし、事務局を総務課に置く。

6　電子情報を取り扱う場合の注意事項

(1)　業務に必要な情報について使用する。

(2)　次に掲げる事項を発信してはならない。

ア　公序良俗に反する内容又は法令に違反する内容

イ　他人を誹謗中傷するもの若しくは特定個人又は法人の名誉を毀損する内容

ウ　営利活動、政治活動または宗教活動に関する内容

エ　その他、組合行政の円滑な遂行に支障が生じる恐れのある内容

(3)　個人情報をインターネット上に公開する場合は、本人の承諾を得ること。

(4)　著作権又は肖像権等がある写真、画像等(ロゴ、キャラクター、絵など)を使用する場合は、その権利の所有者に承諾を得ること。

7　ホームページ作成の基本方針

(1)　公表することにより特定の市民等に不利益が生じる恐れがある場合を除き、組合行政に関する情報を積極的に提供する。

(2)　利用者の立場に立ち、平易かつ簡素で要を得た用語、文章を用い、適宜に図、表、写真等を利用するなどして、理解しやすい表現方法・構成に努める。

(3)　常に最新の情報に更新し、不用となった部分は速やかに削除しなければならない。

8　ホームページ更新の方法

ホームページを更新する場合は、別紙1「ホームページ更新(新規・修正・削除)伺書」により管理責任者の決裁を受けた上で、管理主任者の指導のもと、その更新情報主管課が作業を行うと共に、更新内容について総務課へ報告するものとする。

9　ホームページに掲載するリンク先の選定

(1)　組合行政に密接に関係し、前6(2)の条件を満たすもので、次に掲げるものとする。

ア　国、地方公共団体及びその他公共団体

イ　秦野市伊勢原市環境衛生組合広告掲載の募集及び広告媒体の受入れに関する要綱に基づき、組合のホームページに広告掲載を行うことが決定した者

ウ　その他、特に必要と認めた団体(ホームページの内容やリンク先等を電子情報利用推進会議で検討し決定するものとする。)

(2)　リンクをする場合は、原則として事前にリンク先の団体の承諾を得なければならない。

10　電子メールの対応

ホームページ上から受け付ける質問等は、総務課を経由して各課等に送付する。回答が必要な場合は、各課等で作成回答し、同時に総務課へも送付する。ただし、内容が複数の課等に関係する場合は、総務課で取りまとめ回答する。

11　セキュリティ対策

(1)　サーバ側で、送受信メール・添付ファイル・圧縮ファイルのすべてについてウィルスチェックが行われているが、パソコン側でも、セキュリティソフトを導入する。また、そのセキュリティソフトのウィルスチェックプログラムのパターン、OSのアップデートは、常に最新のものに更新すると共に、パソコン内部のウィルスチェックを定期的に行うこと。

(2)　常に標的型メール等の攻撃対象となり得ることを意識し、差出人が不明なメールや、不自然にファイルが添付されたメールは開封せずに削除すること。

(3)　ウィルスチェックをしないまま、インターネットからダウンロードしたファイルを実行したり、各課等で整備するUSBデバイス管理簿に登録されていない外部記憶媒体を業務端末に接続したりしないこと。

(4)　万一のコンピューターウィルス被害に備えるため、定期的にデータをバックアップすること。

(5)　コンピューターウィルスに感染が判明した場合、又は、感染の恐れがあると思われるときは、直ちにコンピューターを終了させ、管理主任者又は管理責任者に連絡し、管理主任者又は管理責任者は運用管理者及び統括管理者へ報告し、感染の拡大や機器等の損傷を防止する対策をすること。

(6)　ハードディスクや外部記憶媒体へのデータ保存については、重要な情報、個人情報等が外部に漏洩する危険性があるため、極力避けること。

(7)　標準実装以外のソフトウェアをパソコンにインストールしないこと。ただし、業務上必要なソフトウェアがある場合は、別紙2「ソフトウェア使用許可申請書」を総務課に提出すること。なお、その申請内容については、運用管理者がセキュリティや機器の管理上支障ないと判断したものに限り、別紙3「ソフトウェア使用許可書」により許可を出すものとする。

(8)　職員は、運用管理者から付与されたパスワードの管理を厳重に行い、パスワードを他者が自由に閲覧できる状態には決してしないこと。なお、万一、漏洩した可能性が発見された場合は、直ちに運用管理者に報告した上で、その指示に従い、適切な対応を図ること。その場合において、運用管理者は、速やかに漏洩した可能性が発見されたパスワードを使用できない状態にすると共に、新たなパスワードの付与を行うものとする。

附則

附則

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